最近よく聞く「クラウドストレージ」という言葉。「便利そうなのはわかるけど、具体的に何の役に立つのかいまいちイメージできない」という方は結構多いのではないでしょうか？
そこで今日は、「クラウドストレージ」の基礎や使い道などについて、初歩から解説していきたいと思います。じつはクラウドストレージは、ファイル共有や共同作業から経理データ管理まで、多様な使い方ができるとっても便利なツールなんですよ！
クラウドストレージとは？
クラウドストレージとは、「クラウドにデータを保存できるファイル置き場」のこと。
仕事で使う業務ファイルやフォルダを会社のパソコンに保存する場合、ファイルの保管先は「パソコンのハードディスク」です。
一方クラウドストレージの場合、このファイルの保管先が「クラウド」になります。（同じデータをパソコンのローカルディスクに保存することも可能）。クラウドというのは、インターネット経由で接続する保管場所のことです。
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法人がクラウドストレージを使うメリットとデメリット
「なんでわざわざクラウドに保管する必要があるの？」と思われるかもしれませんが、ファイルやフォルダを「クラウド」に保存することには、以下のようなメリットがあります。
- 保管先のクラウドにはインターネット経由でアクセスできるから、パソコンだけではなくスマートフォンからでも書類をチェックできる
- 年月とともにデータがどんどん増えていっても、クラウドの容量をプラン変更で増やせば、いくらでも保管できる！ パソコンの買い換えやハードディスクの増設などは一切不要なので低コストで運用ができる
- クラウドストレージ上のファイルは、保存した変更がリアルタイムで反映されるから、同僚や取引先との共同作業が効率的に
つまりクラウドストレージを使うと、「社内外との共同作業やコラボレーションがスムーズになる！」「いつでもどこでも書類をチェックしたり修正したりできる！」といった便利さや快適さなどが手に入るというわけです。
また、クラウドストレージは、「社外からでもファイルにアクセスできる」から、昨今普及した「テレワーク」との相性も抜群。働き方改革推進のためのソリューションとしても最適です。
一方クラウドストレージのデメリットとしては、以下のような点がよく指摘されます。
1. オフラインだとファイルの同期ができない（→安定的なインターネット回線が必要）
2. 新しいサービスを導入することにより、社員へ使い方やマニュアル利用の指導に手がかかる
3. 社外からのファイルアクセスなどの利便性がある反面、セキュリティ対応も慎重に見当する必要がある
クラウドストレージの導入を検討する際は、こうしたメリットとデメリットを両方踏まえた上で、一度トライアル期間を設けて実際にサービスの使い心地を試してみることをおすすめします。
使えるねっとが提供するオンラインストレージサービス「使えるファイル箱」では、上記のデメリットを防ぐために下記の機能が備わっています。
1. オフラインでもファイルが閲覧できるように、ファイルごとに「常時同期」の設定が可能
2. windowsならエクスプローラー、MacOSならFinderからファイルのアップロード、ダウンロードリンク、共有リンクの作成ができるので、必要手順は保存フォルダをＣドライブからＵドライブに変更するだけ
3. ２要素認証、AES256ビット暗号化、監査レポート、ログ監視、遠隔データ削除を始めとしたセキュリティ機能が備わっているので安心して利用できる
経理データの管理にクラウド活用
ところで、ビジネスをしている人や個人事業主などの人にとって、特に頭を悩まされるのが税金や経理関連の手続き・管理ですよね。仕組みも複雑ですし、必要な書類も多いので、普段はついつい後回しにしてしまいがちな部分でもあります。
しかしもちろん、複雑だからと言ってこうした作業から逃れることはできません。さらに、帳簿などの書類は一定期間の保存が義務付けられているため、作業後もきちんと管理することが必要になります。後で何かあったときにすぐに的確な書類を取り出せるよう、分かりやすく整理しておくのも大切です。
とは言え、経理書類の管理は、労力もかかりますし、なかなか簡単なことではありませんよね。そこでおすすめなのが、紙の書類と並行して、クラウドでも経理データを管理する方法です。
経理データを効率的に管理するクラウド活用術
ここでは、経理関連の情報を効率的に管理するためのクラウド活用術について、具体的に紹介します！ 経理データの管理・保管にお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
1. 社内共有で経理データを効率的に作成
最近では、オンラインで会計管理をできるソフトウェアの普及が進んでいるので、普段そういったツールを使用している人もいるのではないかと思います。しかし一方で、PDFファイルやExcelファイルなどといった、どんなソフトでも開けるような一般的なファイル形式でデータを作成・管理しなければならない場面もまだまだ多いはず。
そうしたときにおすすめなのが、経理データのファイルを、クラウドストレージに置いておくという運用方法です。クラウドストレージに経理データを保管しておくことで、複数の経理担当者によるファイルの作成や更新、変更などが常に一箇所にまとめられ、自動で同期されます。チーム全員が常に最新のデータをリアルタイムで共有できるため、連携不足による行き違いや、煩雑なバージョン管理などといった問題が発生しません。
2. テレワークでも経理事務をスムーズに
昨今のコロナ禍によって、テレワークを導入しているという企業様も多いことでしょう。ただ、テレワークには「業務データをどうやって持ち出し、管理するのか」「チームによる円滑な共同作業をどうやって実現するのか」などといった様々な課題もあります。
クラウドストレージは、こうしたテレワークの課題を解決するのに最適なツール。業務・経理事務に必要なファイルやフォルダをすべてクラウドストレージで管理するようにすれば、社員の自宅などから、複雑な手続きを経ることなくデータにアクセスできるように。チームでファイルを共同編集したりする際も、特別な設定をする必要なく簡単にリアルタイムの共同作業が実現します。
3. 会計事務所や税理士との書類共有も楽々
経理のお仕事では、社内外の税理士や、会計事務所などと書類をやり取りする機会もあると思います。多くの法人向けクラウドストレージサービスには、ファイルを安全に共有できる機能が付属しているので、これを活用すればそうした書類共有が楽々。作成した共有リンクを送るだけで簡単にファイルをシェアできるため、毎回ファイルを暗号化してメール添付したりする手間が不要になります。
関連記事：PPAPを今すぐ廃止するべき5つの理由｜「パスワード付きzipをメール添付」はなぜ危険？
「使えるファイル箱」なら低コストで使いやすい
初心者でも使いやすく、また低コストで導入しやすいクラウドストレージとして今人気なのが、使えるねっとの「使えるファイル箱」です。ユーザー数無制限で1TBの大容量を自由に使うことができます。無料トライアル制度もご用意しているので、お金をかけずに使い勝手を体験することも可能です。気になる方は、ぜひお気軽にお問い合わせくださいね。
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2020年11 月、政府の平井卓也デジタル改革相（当時）は、「PPAPによるzipメール添付」の慣習を、セキュリティ上の観点から内閣府で廃止する方針を明らかにしました。
でもいったい、PPAPとは何のことを指すのでしょうか？ そしてなぜ廃止されることになったのでしょうか？ この記事では、PPAPの概要や問題点、代わりとなる安全な代替手段などをご紹介します。
クラウドバックアップについて知りたい方はこちら
目次
PPAPとは？何の略称？
PPAPで「zip暗号化」するのは日本だけ？海外の事情
PPAPの慣習はなぜ広がった？
PPAPはなぜ危険？政府で廃止になる理由とは
PPAPの代わりは？「パスワード付きzipをメール添付」の代替手段
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セキュリティにおけるPPAPとは、「ファイルを暗号化zip（パスワード付きzip）にしてメールに添付・送信し、あとから別のメールで解凍するためのパスワードを伝えること」を指します。セキュリティ対策の一環として、日本では政府機関のみならず多くの企業・組織で使われている手法です。
PPAPという略称はITコンサルタントの大泰司氏が命名したもので、以下の頭文字をとって名付けられました（*1）。
● P：パスワード付きzipファイルを送信
● P：パスワードを別途送信
● A：暗号化
● P：プロトコル
PPAPは日本企業では一般的なセキュリティ対策ですが、じつは海外ではほとんど見られません。海外ではパスワード付きzipファイルはむしろ怪しまれ、ウイルスの可能性を疑われる傾向にあります。どうやらPPAPは、日本独自の発展を遂げたビジネス慣習のひとつであるようです。
PPAPの手法は日本企業で広く使われており、「会社のセキュリティポリシーで決められている」というケースすら少なくありません。
この慣習の起源を辿っていくと、どうやらEメールがビジネスで利用されるようになりはじめた初期の頃、「パスワード付きzipで暗号化したファイルをEメールで送信し、その後別のチャネル（FAXや紙の文書など）でパスワードを伝える」という方法がセキュリティ対策として編み出されたところまで遡るようです。
上記の方法は、プライバシーマーク認証取得にあたっての審査でも有用と認められたことから、国内で一気に広がっていきます。しかしFAXや紙を使うのは煩雑なので、徐々に「パスワードもメールで送ればいい」ということになり、手法が簡略化。そのまま現在に至るまで、PPAPの慣習が残ってしまいました。
記事冒頭で触れた通り、この PPAPの慣習は、内閣府において廃止されることが決定しました（*2）。これを受けて、プライバシーマーク制度を運用する一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）もPPAP非推奨の姿勢を公式に表明しています（*3）。
しかしなぜPPAPは危険だとされ、廃止の流れが強まっているのでしょうか？ その理由を5つ紹介します。
▼暗号化zipとパスワードを個別にメール送信しても意味がない
そもそも、パスワード付きzipファイルと、解凍のためのパスワード情報を別々のメールで送ることにはほとんど意味がありません。個別に送っても同一経路を使用しているわけですから、たとえばハッカーが最初の「添付ファイル付きメール」を受信できたならば、次に送られてくる「パスワードが書かれたメール」も難なく受信できるはずだからです。
▼セキュリティ対策ソフトが添付ファイルのウイルスを検知できない
現在、多くのセキュリティ対策ソフトは、メールの添付ファイルを自動スキャンしてウイルスチェックしてくれるようになっています。しかし添付ファイルがzipで暗号化されていると、セキュリティ対策ソフトは中身をチェックすることができません。つまりそのファイルにウイルスが混入していたとしても検知されずにそのまま受信トレイに届いてしまうのです。
▼パスワード付きzipファイルの暗号化は不正に突破されるリスクが高い
暗号化zipファイルのパスワードは比較的容易に解読されてしまうと言われています。ウェブサイトのログインなどとは違い、暗号化zipファイルは何度でも制限なくパスワードの入力を試行できるので、サイバー犯罪者にとっては突破しやすいのです。
▼メールは盗聴（盗み見）される恐れがある
電子メールは、こちらが送信してから相手が受信するまで、複数のメールサーバを経由することになります。そのあいだにどこかひとつでも適切な暗号化がなされていない箇所があれば、攻撃者は容易に内容を盗聴できてしまいます。そのため、パスワードをメールに平文で記載することには、大きな危険性が伴うのです。
▼無駄な対策で仕事の効率が低下
ここまで見てきたように、「添付ファイルをパスワード付きzipにして、それからパスワードを別のメールで送信」というPPAPの取り組みはほぼ無意味です。しかしその割に「ファイルをzipに圧縮して暗号化」「メールを2度送信」といった手間がかかるので、PPAPの継続は生産性低下の一因となってしまいます。
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それでは、ビジネスでファイルを安全に送受信するにはどうすればいいのでしょうか。PPAPの代わりとなる、セキュアな代替手段について解説します。
▼クラウドストレージの利用がもっとも安全な対策
PPAPの代替手段としてもっとも安全だとされ、実際に一番よく利用されているのは、クラウドストレージを使ってファイルを送受信する方法です。クラウドストレージを活用する場合、具体的には、以下のような順序でファイルを共有することになります。
今回は弊社のクラウドファイル共有サービス「使えるファイル箱」（クライアント版）を例に挙げてご説明します。
「使えるファイル箱」のデスクトップクライアントをインストールすることで、使い慣れたエクスプローラー形式で簡単にファイルの共有が可能となります。
1. 共有したいファイル名を右クリックして「パブリックリンクを作成」を選択します。
2. 表示されたポップアップ画面で直接パスワードを入力することができます。
作成したリンクを相手に伝えるだけで、簡単にパスワード付きのファイルを共有することができます。
尚、上述したセキュリティ面から、作成した共有リンクとパスワードは別々の媒体で相手先に伝えることが重要です。
例えば、作成したパブリックリンクをEメールで送信した場合は、パスワードはチャットシステムなどのツールで送るなどが考えられます。
クラウドストレージによるURLでのファイル共有機能を使えば、PPAPが抱える問題点はすべて解決します。送信するたびにファイルを暗号化したり、メールを何度も送信したりする手間も必要ありません。
▼2FA（2要素認証）設定でさらにセキュリティ向上
なりすましや不正ログインを防ぐためのセキュリティ対策として、近年2要素認証の導入が進んでいます。これまではログインの際に「ID＋パスワード」で認証するのみでしたが、さらにもう一段階の認証を加えて本人確認のステップを強化するというものです。
使えるファイル箱でも、もちろんこの2要素認証機能をご利用いただけます。
設定画面のセキュリティ→2要素認証を選択し、方式を「メールアドレス」または「アプリ」から選択するだけなのでとても簡単です。
メールアドレスによる認証を選択した場合は、
ログインを試行すると、登録されているメールアドレス宛に認証コードが届きます。
利用するクラウドストレージを選ぶときは、もちろんセキュリティ対策がしっかりしたサービスを見極めるのが非常に大切。そこでおすすめしたいのが、先ほどもご紹介した使えるねっとのクラウドストレージ「使えるファイル箱」です。
使えるファイル箱は国内の自社サーバで運用され、共有リンクの有効期限設定やデバイスデータの遠隔削除も可能な、セキュリティ万全のクラウドストレージ。即日導入可能な手軽さや、初心者でも使いやすい簡単な操作性、低価格でシンプルな料金体系なども好評です。
30日間の無料トライアル（完全無料＆本契約しなくてもOK！）もできますので、ぜひこの機会に一度お試しください。
「使えるファイル箱」のサービス詳細はこちら＞＞
お問い合わせフォームはこちら＞＞
＜注釈＞
*1：メールにファイルを添付する習慣を変えるところから始める働き方改革（PDF、一般財団法人日本情報経済社会推進協会）
*2：自動暗号化ZIPファイル廃止 内閣府と内閣官房 – デジタル相「不適切」（日本経済新聞）
*3：メール添付のファイル送信について（一般財団法人日本情報経済社会推進協会）
この度使えるねっとは、クラウド型ファイル共有サービス「使えるファイル箱」と株式会社シンカの顧客対応クラウド「おもてなし電話®」の機能連携が10月下旬からスタートすることを発表いたします。
直感的に操作できるセキュアなクラウドストレージ「使えるファイル箱」
使えるねっとが提供している「使えるファイル箱」は、完全クラウド型の企業向けファイル共有・同期サービスです。社内外で安全かつ効率的にファイルを共有することができ、使いやすい直感的なインターフェイスと2重暗号化による万全のセキュリティが特徴となっています。
データは長野市内にあるISO27001(ISMS)認定の自社データセンターで保管するので、大容量のデータでも速やかに転送され、いつでも・どこでも・スムーズにファイルにアクセスすることができ安心です。
そのほか、使えるファイル箱には以下のようなメリットがあります。
■ファイル共有で共同作業が簡単に
使えるファイル箱では、サイズ制限なしでファイルとフォルダを共有できます。Webリンクを使うことで、簡単かつ無制限にファイルを共有することが可能に。もちろんWebリンクにはパスワードや有効期限を設定することができ、セキュリティ面でも安心です。
■大切なデータをクラウドに保存で安心
シンプルで使いやすいインターフェイスなので、トレーニングの手間も期間も不要です。また使えるファイル箱はファイルサーバ型ストレージとなっており、社内のローカル環境と同様にファイルサーバとしての利用も可能。お客様のデータは3重にも保管されるため、万一のハードウェア故障があっても心配無用です。
■チーム作業がよりスムーズに
プロジェクトの共同作業用に、ワンクリックで共有フォルダを作成できます。これにより、同じファイルやフォルダをチーム全員（社内外）で簡単に共有できるように。適切なユーザーだけがファイルを参照できるよう、フォルダのアクセス許可を制御することも可能です。
使えるファイル箱URL：https://www.tsukaeru.net/file-bako
1,300社以上が導入、革新的な顧客対応クラウド「おもてなし電話®」
株式会社シンカが提供する「おもてなし電話®」は、電話の着信時にパソコンやタブレット、スマートフォンに顧客情報・対応履歴が表示される、画期的な顧客対応クラウドソリューションです。社内で着信・顧客情報を簡単に共有できるようになり、業務効率アップや電話対応の負担の削減につながります。おもてなし電話画面から、お客様や自社担当などにSMSを送信できる機能も好評です。
またおもてなし電話では、どの社員でもコミュニケーションの経緯を把握した上での対応ができるようになるため、顧客満足度アップも実現できます。2014年8月のサービス開始以来、導入実績は100業種・業態以上に上り、日本全国の1,300社、1,900拠点で使われています（2019年8月現在）。
「おもてなし電話®」URL：https://www.thinca.co.jp/omotenashi_tel/
※「おもてなし電話®」は株式会社シンカの登録商標です。
今回の連携で、おもてなし電話からのSMS送信で「ファイル添付」が可能に
今回の連携により、おもてなし電話からSMS送信する際、安全な「使えるファイル箱」内に置かれたファイルへのリンクを、簡単かつシームレスに設定することができるようになります。
これによって、メールと同様、SMSに「ファイルを添付」することが可能に。従来、「短い文字のみでのコミュニケーション」だったSMSの表現力と利便性を、格段に向上させることが可能になりました。SMS受信者は、リンクをワンクリックするだけですぐファイルにアクセスできます。
PDFでも画像でも任意の形式のファイルを自由に共有できるため、見積書・契約書の相互確認や写真による認識のすりあわせなど、様々なビジネスシーンで便利にご活用いただけるようになっています。
＜SMS送信画面イメージ＞
