#オンラインストレージ - 使えるねっと

各業界でオンプレミスに替わるオンラインストレージの導入が進んでいます。導入の際の手軽さやコスト、使いやすさなどが理由に挙げられますが、実際に導入してみて分かることもたくさんあります。「こんなはずじゃなかった…」、「オンプレミスの方が使いやすかった…」ということにならないよう、導入予定のオンラインストレージサービスについて熟知しておくことが大切です。

今回は使えるねっとの「使えるファイル箱」のよくある質問のうち、いくつかを取り上げてお答えしたいと思います。

オンラインストレージとは？

まず改めてオンラインストレージとは何かについて簡単に触れておきましょう。

オンラインストレージ（クラウドストレージ）とは、インターネット上にデータを保存しておく記憶装置のことです。オンラインストレージと比較されるデータの保存手段としてオンプレミスが挙げられますが、こちらは自社内に情報システムを保有し、サーバを運用することを指します。

一般的にオンプレミスは自社のニーズに合わせてカスタマイズがしやすい一方、導入コストが高く、運用までに数週間から数カ月かかるといわれています。そのため、自社内に専門知識を持つ人材を確保する必要もあります。
これに対して、オンラインストレージは自社運用ではないため、オンプレミスほどのカスタマイズのしやすさはないものの、人的・時間的・経済的コストいずれにおいても優れているとされます。また、最近どの企業にとっても脅威となっているサイバー攻撃や頻発する災害によるデータ消失に備える点でもオンラインストレージは有利です。

ただ、こうしたメリット、デメリットはあくまでも一般的な比較であるため、自社がオンラインストレージを導入する場合、メリットを最大化し、デメリットを最小化できるサービスを選ぶことが非常に重要です。

よくある質問

1. 一契約につき何人までユーザを作成できますか？

「使えるファイル箱」はユーザ数無制限です。つまり、人数に関わりなく全社員のアカウントを作成しても料金は一律で、必要に応じて取引先にもアカウントを自由に発行できます。
ユーザ数課金型のサービスの場合、アカウントを追加するたびに費用が発生しますし、増えた分の容量を十分使いきれない企業も多いようです。それに対して、ユーザ数無制限であれば、必要に応じて容量を追加することで費用を抑えることが可能です。

さらに、「使えるファイル箱」ではそれぞれのユーザタイプを「管理者」「内部」「外部」から自由に設定することができ、「書き込み」や「読み取り」についても状況に応じたユーザ権限を付与できます。このように社員一人ひとりにアカウントを持ってもらい、その上で細やかな設定を行うことで共有フォルダの活用の幅が格段に広がるのです。

2. アカウントを持っていないユーザにファイルを共有したり、編集してもらったりすることはできますか？

大容量ファイルをメールに添付する際はZIPファイルを作成するなどの手間がかかりますが、「使えるファイル箱」なら容量を気にすることなく簡単に共有リンクを作成し、それをメールやチャットに貼り付けることでファイルを共有することが可能です。もちろん、パスワードも簡単に設定できます。メールやチャットを受け取った相手はそのリンクをクリックすることでデータをダウンロードできるというわけです。

また、「使えるファイル箱」はユーザ数無制限のため、頻繁にやり取りをする外部ユーザであればアカウントを付与することも1つの選択肢です。アカウントを付与すれば共有はもちろん、編集も自由自在です。また、PPAP（パスワード付きZipメール）対策としても有効です。

3. 作成できるフォルダ数や、保存できるファイル数に制限がありますか？

ご契約容量の範囲内であれば、フォルダやファイルの数に制限はありません。「使えるファイル箱」のストレージ容量の基本設定は1TB、つまり1,000GBです。これはオフィスファイル（1ファイルあたり1MB）であれば約100万ファイル、1分程度の動画キャプチャ（1ファイルあたり10MB）であれば約10万ファイル収納できる大きさです。

4. アップロードするファイルの容量制限はありますか？

前項の質問同様、ご契約容量の範囲内であれば、個々のファイルごとの容量制限はありません。大容量のファイルもアップロードし、リンクをメールやチャットに添付することで共有が可能です。

5. スマートフォンでも利用できますか？

はい、できます。テレワーク導入が進み、スピードが重視されるビジネスシーンでは「オフィス以外のさまざまな場所から社内データにアクセスできるかどうか」は重要なポイントです。
「使えるファイル箱」はスマートフォンでも簡単にファイルを確認でき、アップロードやダウンロードも可能。製造や建設の現場からも本社と瞬時にデータを共有できます。

お使いの端末がiOSであればApp Storeから、AndroidであればGoogle play ストアから専用アプリ「RushFiles」をダウンロード、ログインすればすぐにスマホでも「使えるファイル箱」を利用できるようになります。

6. 各ユーザの使用履歴を確認できますか？

はい、できます。「使えるファイル箱」には管理者によるログ監視機能があり、各ユーザの削除履歴、アップロード履歴、ログイン履歴などの管理が可能です。

7. ブランドカラーに変更したり、ロゴを追加して使用したいのですが、カスタマイズはできますか？

はい、できます。近年、「ホワイトラベル」や「OEM（Original Equipment Manufacturing）」といった言葉を耳にすることも増えましたが、「使えるファイル箱」も自社ブランド化してお使いいただけます。
現在、使えるねっとは北海道から沖縄まで約150社のパートナー様と提携していますが、約9割は「使えるファイル箱」の自社ブランド化です。実際にお申込みいただきますと、約1カ月から1カ月半くらいでロゴやコーポレートカラーのカスタマイズを行った上で引渡しいたします。自社ブランド化された「使えるファイル箱」の価格設定や契約期間は、販売戦略にあわせて自由に決めていただけます。

8. 料金プランを教えてください。

スタンダードプランは容量の基本設定は1TB、ユーザ数無制限です。容量の追加はいつでも可能で、追加容量1TBで月単価8,580円（税込）です。料金プランは単月払いなら月単価25,080円（税込）ですが、一般的には年間での契約を選ばれるお客様がほとんどで、よりお得に利用していただけます。また1年契約には、初回契約期間中ならいつでも解約・返金申請できる全額返金保証が付帯します。

9. 日本語以外の言語でも使用できますか？

はい、使用できます。Web版ではログイン画面で使用言語の変更ができ、24ヶ国語の中から選択していただけます。

10.「使えるファイル箱」の排他制御について教えてください。

排他制御とは、複数のプロセスが同時に1つのデータに集中してアクセスすることを防止し、データの整合性を保つ仕組みのことです。

「使えるファイル箱」をエクスプローラー上で使用する場合、複数人が同一ファイルを開くことは可能で、入力も行えます。もし誰かが上書き保存した場合は、画面にポップアップの通知が出るため、他のユーザが同一ファイルにアクセスしていることが分かるようになっています。上書き保存そのものを防ぎたい場合は、ファイルをロックすることも可能です。

ちなみにWebブラウザから利用する場合は、同時編集を行えます。

11. オンプレミスから「使えるファイル箱」にデータを移行する作業の代行は可能ですか？

もちろん可能です。「シャトル便」をご利用いただき、お客様のデータを弊社が郵送したHDDにコピーしてからご返送いただければ、弊社側で直接お客様の「使えるファイル箱」にアップロードを行います。

シャトル便の利用料金は1回/1TBで55,000円（税込）、容量を追加する場合は1TBあたり11,000円（税込）です。

12.【番外編】「使えるファイル箱」のアドバンスプランに含まれる機能を具体的にいくつか教えてください。

「使えるファイル箱」

以上、「使えるファイル箱」に関するよくある質問を取り上げました。ただ自社の業務にフィットするのか、使い心地は実際に試してみないと分かりません。「使えるファイル箱」は30日間の無料トライアルも行っていますので、是非お気軽にお問い合わせください。

簡単・安全に使えるクラウドストレージ、サポート体制も充実で安心

使えるねっとでは、万全のサポート体制を設けてクラウドストレージサービスが社内に定着するお手伝いをさせていただきます。電話やメール、チャットのいずれでもお問い合わせ可能、サーバのトラブルなど緊急連絡は24時間受け付けていますので安心です。

お電話でのお問い合わせはこちら：03-4590-8198
（営業時間：10:00-17:00）

今やクラウドを利用したサービスは企業にとって欠かせない存在です。その中の一つにオンラインストレージがあります。

今回はこのオンラインストレージをテーマに取り上げます。分かっているようで分かっていない「オンラインストレージとクラウドの違い」から、オンラインストレージを活用するメリット、また多くのサービスから自社に合った選択をするコツを徹底解説します。

オンラインストレージとは？

オンラインストレージとは、ネット上の保管場所です。以下では、そもそもオンラインストレージとは何か、また混同されやすい「クラウド」との違いについて説明します。中小企業では従来からの社内サーバを利用して、機密データやファイルを保管している会社も多いかもしれません。オンラインストレージの特徴を理解することで、今後の導入のメリットについて明らかになるはずです。

オンラインストレージの意味は「ネット上の保管場所」

オンラインストレージを英語で表記すると「online storage」です。つまり、「online（インターネット上の）」「storage（保管場所）」を意味します。従来、情報を保管するためには、社内にサーバやハードディスクを設置する「local storage」が主流でした。しかし、「local（局所的な）」という英語が示すように、オフィス内など限られた範囲でしかアクセスできないという難点がありました。それに対して、オンラインストレージはネット環境さえあればいつでもどこでも情報を編集したり、共有したりできます。
オンラインストレージは「クラウドストレージ」とも呼ばれています。

データの自動保存、自動同期が可能

オンラインストレージの特徴として、データの自動保存、自動同期が可能な点が挙げられます。社内サーバなど、ローカルストレージの場合、同じファイルが複数のユーザによって編集され、更新され、どれが最新版なのか分からなくなることがあります。
それに対して、オンラインストレージ上で共有、編集されたデータは自動保存、自動同期されるため、常に最新のデータが存在することになります。

オンラインストレージとクラウドの違い

クラウド（クラウド・コンピューティング）とは、インターネット経由でユーザに提供するサービス形態のことです。そして、オンラインストレージはデータを保管するストレージサービスに特化したクラウドの一種です。つまり、従来は手元のコンピュータに外付けHDDやファイルサーバを接続して保管していたデータを、ネットワーク経由でクラウド上に保管するのです。

オンラインストレージの主な使い方

オンラインストレージの主な使い方は、ストレージである以上、ファイルサーバや外付けHDDと同じです。データを保存するだけでなく、他のユーザにも共有できます。ローカルストレージと異なり、インターネット経由で保存、共有できるため、どこからでも操作可能です。そのため、テレワークとも親和性が高いといえます。もちろん、もしものときに備えてバックアップとして利用することも可能です。

データの保存

個人でも企業でもオンラインストレージを使えば、データを保存・管理するのが容易になります。
企業にとってデータの価値は高まる一方です。経営戦略でもマーケティングでも勘や経験、度胸ではなく、データ分析の結果をもとに施策や戦略策定を行う「データドリブン」が加速しているからです。また、企業が保有する顧客の個人情報も膨大です。さらにコロナ禍をきっかけに多くの企業で紙ベースだった資料を電子化しようとする動きも強まっています。これらのデータをオフラインのファイルサーバや外付けHDDだけに保存するには容量が足りません。
実際、NECが調査した200団体の統計値によると、データ容量は毎年1.55倍、5年で9倍ものペースで増加しているそうです。
この点、オンラインストレージであれば、必要に応じて簡単にストレージの容量を増やすことも可能です。

データの共有

オンラインストレージの醍醐味はデータ保存だけではありません。
保存したデータはオンライン上にあるため、インターネットを経由して複数の端末からいつでもどこからでもアクセスできます。コロナ禍をきっかけとしてテレワークの導入が一気に進みましたが、それを可能にした一つの要素はオンラインストレージによるデータ共有だったといっても過言ではないでしょう。自宅やコワーキングスペースからはもちろん、出張先やワーケーション先でもインターネット環境と端末さえあれば、互いにデータを共有できるのです。また、オンラインストレージではオフィスのPC、タブレット、スマホなどあらゆる端末からデータを共有できますし、WindowsやMacといったOSの違いも問題になりません。

データのバックアップ

企業が保有するデータのバックアップの重要性は年々高まっており、強調してもし過ぎることはありません。
コロナ禍で世界的にビジネスがデジタル化したことでサイバー攻撃が急増しており、ミュンヘン再保険のレポートによると、2021年のサイバー攻撃による世界経済の損失額は約6兆ドル（約790兆円）で、2025年には10.5兆ドル（約140兆円）になると予測されています。
加えて災害大国である日本ではどこにいても洪水や台風、地震、火山噴火などの自然災害の影響を受けるかわかりません。オフィスで運用しているサーバが被災してデータが消失する事態に備えて、オンラインストレージを活用しデータバックアップをとることはBCP（事業継続計画）として今や必須だといえるでしょう。

オンラインストレージを利用するメリット

オンラインストレージの特徴は、いつでもどこでも、必要とする情報にアクセスできることでしょう。そのため、コロナ禍をきっかけにして多くの企業で導入されたテレワークにも対応しやすいといえます。ここでは、企業がオンラインストレージを活用することで得られる具体的なメリットについて、7つのポイントを取り上げます。

業務効率化に役立つ

チームのメンバーでプロジェクトを進める場合、ファイルやデータのスムーズなやりとりは非常に重要です。
例えば、オフラインで外付けHDDやUSBメモリを使ってデータをやりとりしながら同じファイルを複数の人が編集する工程では、往々にしてトラブルが生じます。自分が持っているファイルが最新版と思っていたら別のメンバーがまだ編集していたり、そもそもファイルの居場所がわからなくなったりするからです。

しかし、オンラインストレージではその心配はありません。オンラインストレージはあたかも「ベースキャンプ」のような存在で、誰もがそこにアクセスすれば最新のファイルを見つけることができます。
また、多くのオンラインストレージサービスではアカウントごとにアクセス権限（閲覧・編集など）を管理者によって設定できます。アカウント保有者がログインした場合、オンラインストレージ上に表示されるのは自分に関係のあるフォルダやファイルのみのため、必要なデータにもアクセスしやすく、業務効率化に役立ちます。

働き方の多様化に対応できる

企業が優秀な人材を確保するためには、従業員の多様な働き方に対応したシステムを構築しなければなりません。例えば、子育てや介護をしながら地方で働く人や、副業をしながら二拠点生活を選択するメンバーがチームにいても、オンラインストレージがあればいつでもどこでもデータのやりとりを行うことができます。オンラインストレージなら、場所や時間にとらわれない、働き方の多様化に対応できるのです。

アナログで管理していた手間を省ける

アナログでのデータ管理ではヒューマンエラーを回避できません。データのやり取りや管理の過程で保存のし忘れ、誤削除、紛失などが必ず発生します。また、ファイルの更新も自動で行ってくれるとは限らないため、最新の情報を探すのにも手間がかかることがあります。
この点、オンラインストレージを使えば、データを格納すれば自動的に保存してくれますし、仮に誤削除しても作業を取り消したり、復元したりできます。

データを集約できる

オフラインでデータをやり取り・管理しようとすると、往々にしてどこに何のデータがあるのか分からなくなりがちです。仕事に必要なデータやファイルに限らず、紙ベースの資料や作業道具などもきちんとファイリングし、整理されていれば探す手間が省け、すぐにアクセスできます。結果としてより重要なことに時間を振り分けられるのです。

オンラインストレージがあれば、企業活動に必要なあらゆるデータを一元管理できるため、ムダを省くことができ、生産性が向上します。

災害時のリスクを回避できる

オンラインストレージを活用することで、災害時のリスクを軽減できます。災害大国である日本において、企業はどこに拠点を置いていても災害リスクへの対策が不可欠です。その中には、地震、水害、感染症、火災などがあります。
こうした災害が企業にもたらす被害は建物の倒壊や従業員の負傷、サプライチェーンの分断、ライフラインの断絶など物理的なものだけでなく、企業にとって計り知れない価値を持つ情報の消失にもつながります。
データが消失すれば、企業が事業を継続することは不可能です。そのため、BCP（事業継続計画）の一環として、オンラインストレージの活用は有効です。災害リスクの低い場所にデータセンターを設置しているため、仮にオフィスが物理的な被害を受けても、データを災害から守ることができます。

サーバ運用、管理の手間を省ける

社内サーバなど、ローカルストレージを利用する場合には、運用や管理を自分たちで行わなければなりません。導入だけでなく、運用管理まですべて社内で行うためには多大なコストがかかります。
それに対して、オンラインストレージを活用すれば、運用管理の手間を省くことができます。なぜなら、オンラインストレージの運用管理はサービス提供事業者が負担してくれるからです。中小企業やスタートアップ企業は、サーバ運用、管理にまで専門人員を割けないことも少なくありません。オンラインストレージを導入することで、本業により一層専念できます。

大容量データも即座にアップできる

多くの企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）を進める中、保有するデータはますます増えています。また、業種によっては写真や動画を扱うこともあり、必然的に扱うファイル一つひとつは大容量になります。
大容量ファイルや、大量のデータをローカルストレージに一気にアップロードしようとすると、負荷が大きくなってアップロードに時間がかかったり、失敗したりすることもあります。この点、オンラインストレージであれば、大容量データも即座にアップできるため、効率的に安心して作業することができます。

オンラインストレージを利用する際の注意点・デメリット

いいことづくめに思えるオンラインストレージですが、デメリットがないわけではありません。ただ、前もってデメリットを把握しておけば、それを踏まえた上で活用の仕方を工夫することができます。大切なことは、メリットとデメリットを比較し、自社に最適なのがオンラインストレージか、ローカルストレージかを検証することです。ここでは、オンラインストレージを利用する際の5つの注意点・デメリットについて詳しく説明します。

リテラシーがない人は操作が難しい

従来のファイルサーバ経由で情報共有をしていた企業はまだしも、紙ベースで、あるいはUSBメモリやＥメールに添付する形でデータをやり取りしていたシニア世代にとって、オンラインストレージの概念はなかなか理解しづらいかもしれません。オンラインストレージを全社的に導入するためにはあらゆる世代が最低限のITリテラシーを身に付けておく必要があります。導入の際に社内研修を行ったり、個別にサポートしたりすることでこのギャップは乗り越えられるはずです。

情報漏えい対策の徹底が必要

オンラインストレージの最大の懸念点がセキュリティという方も多いようです。その理由は「オンライン」である以上、サイバー攻撃の対象になりやすいのではという漠然とした不安からかもしれません。
しかし、実際はオンラインストレージを利用することで、ファイルサーバよりもセキュリティ不安が増大するということはほとんどありません。もっとも、どの程度のセキュリティ対策を採用しているかはオンラインストレージを提供している事業者により違いがあるため、事前に入念な調査を行う必要があります。
加えて、オンラインストレージを使用する場合は社内でもセキュリティ意識の向上は欠かせません。IDとパスワードがあれば誰でもログインできるため、第三者に知られないように定期的なパスワード変更をしたり、退職者のID・パスワードはその都度無効化したりすることも忘れないようにしましょう。

オンラインストレージを利用することに不安を感じるという方は、リスク回避のためのセキュリティ対策をまとめたこちらの記事もご覧ください。

カスタマイズ性に乏しい

社内で独自にファイルサーバを運用している場合はニーズに合わせて自由なカスタマイズが可能です。他方、オンラインストレージの場合は事業者が汎用的なサービスとして提供しているため、自社に合わせてカスタマイズするのは難しいといえます。
もっともカスタマイズするためには自社に専門の人材を抱えなければなりませんが、オンラインストレージを使う場合は自社で運用、点検、維持のコストはかかりません。

障害時の自社対応が難しい

オンラインストレージの別のデメリットは障害時の自社対応が難しいという点です。前述したように、オンラインストレージの運用管理は、サービス提供会社が行っています。つまり、オンラインストレージに障害が発生した場合には、サービス提供会社に連絡をとり、対応を待つしかありません。
トラブル時に現場が混乱しているにも関わらず、ただ「待つのみ」というのは歯がゆいでしょう。そのため、障害時の混乱をできるだけ軽減するために、あらかじめサービス提供会社の運営管理体制を確認するだけでなく、社内でもデータを保存しておくなどの対応が求められます。

運用には一定の費用がかかる

ローカルストレージであろうと、オンラインストレージであろうと、一定の費用がかかるのは当然です。しかし、両者は費用がかかるタイミングが異なります。
社内サーバなどのローカルストレージの場合は、イニシャルコスト、つまり導入時に多くの費用がかかります。例えば、サーバなどの機器を購入したり、システムを構築したりする費用です。それに対して、オンライストレージの場合、初期費用よりも運用により多くの費用がかかります。導入時はサービス提供会社に連絡してすぐに始められますが、毎月必ずサービスに対する費用を支払うことになります。その期間が長くなればなるほど、費用が増えていきます。
もちろん、オンラインストレージには無料版もありますが、法人で使用する場合、セキュリティと容量の観点からは有料版のほうがメリットが大きいといえます。無料版と有料版の違いについては次項で説明します。

無料版と有料版のオンラインストレージの違いは？

オンラインストレージには、無料版と有料版があります。個人のユーザにとって無料版のサービスは導入しやすく、機能的にも問題がないように思えます。しかし、法人のユーザが導入する場合は、有料版のオンラインストレージがおすすめです。その主な理由は上述したように、セキュリティと容量です。以下でそれぞれのポイントについて説明します。

セキュリティの制限

無料版と有料版ではセキュリティレベルで違いがあります。もっとも無料版だからといって、利用するのに不安を感じるほどセキュリティが低いわけではなく、個人が使う分には支障はありません。しかし、企業の機密情報や顧客情報を保管するにはやはり有料版の機能が不可欠だといえるでしょう。ただ、法人利用する場合に必要なセキュリティレベルはどのくらいなのだろう、と思われるかもしれません。この点については後の章で紹介します。

容量の制限

個人が5GB～10GB程度の容量を使用したいのであれば、通常は無料版のオンラインストレージで十分です。企業が利用する場合は保有するデータ量が比べものにならないほど増えるため、1TBを越える大容量ファイルの保管も可能な有料版を選択するとよいでしょう。ただ、当然ですが、容量が増えれば、その分費用もかかります。そのため、中小企業やスタートアップ企業がやみくもに容量が大きなプランや「容量無制限」を選択する必要はありません。必要に応じて容量を増やしていけば良いからです。

オンラインストレージの法人向けセキュリティ機能

前述したように、オンラインストレージを利用する場合、個人では無料版でも十分かもしれませんが、法人利用ではそういう訳にはいきません。それは、企業が保有する情報は資産であり、機密情報や顧客情報は厳格な管理が求められるからです。そのため、必要十分なセキュリティ機能を備えた、有料版のオンラインストレージを導入しましょう。ここでは、法人向けのセキュリティ機能にはどのようなものが含まれるかを解説します。

アクセスコントロール機能

アクセスコントロールとは、オンラインストレージにアクセスできるユーザを制御する機能です。アクセスそのものをコントロールすることに加え、アクセスできるユーザが必要な操作のみを行えるように事前に設定しておくことも含みます。
アクセスコントロール機能が企業にとって必要なのは、悪意のあるユーザからの情報の窃取を防ぐためです。例えば、オンラインストレージ内の情報に企業外の取引先がアクセス、閲覧できるようにしておくならスムーズなコミュニケーションを図ることができます。しかし、閲覧だけでなく、編集や削除権限を与える必要はありませんし、アクセスできる情報の範囲も限定的でしょう。内部の従業員と同じだけの権限を与えるなら、セキュリティリスクは高まります。

アクセスコントロールには、「認証」「認可」「監査」の3つの機能があります。認証とは、次項で詳しく説明する通り、そもそもログインできるユーザを制限する機能です。認可とは、認証したユーザが可能な操作を制限することです。そして、監査とは、不正アクセスやサイバー攻撃などが発生した場合に、アクセス履歴などに基づき、被害を調査するために必要です。

認証機能

認証機能はアクセスコントロール機能の一つです。ローカルストレージ内の情報にアクセスできるユーザを認証するためには、様々な方法が用いられます。もっとも一般的なのが、IDとパスワードを組み合わせる認証方法です。最近では、認証のセキュリティを高めるために、指紋や顔認証などを組み合わせた多要素認証が用いられます。

多要素認証とは、認証に複数の「要素」を組み合わせる方法ですが、その中には「知識要素」、「所有要素」、「生体要素」があります。知識要素とは、ユーザ本人が知っている情報であり、その中にはパスワードや「秘密の質問」などがあります。所有要素とは、ユーザが所有しているスマートフォンを用いたSMS認証やICカード、トークンなどが含まれます、そして、生体認証とはユーザの身体的特徴である、顔や指紋、声紋、静脈などによる認証を組み合わせる方法です。

バージョン管理機能

バージョン管理機能とは、ファイルの変更履歴を記録することをいいます。オンラインストレージでは、様々なユーザが同一ファイルにアクセスし編集、ファイルの内容に変更を加えます。そのため、いつ、誰が、どのような変更を加えたのかを記録しておくことで、バグが発生したときなどに過去の履歴を参照してファイルを復元したり、作業の問題点を検証したりすることが可能になります。また、間違って上書きをしたときに、変更前の状態に戻すこともでき、大変便利な機能です。

カントリーリスク対策機能

そもそもカントリーリスクとは、投資などの対象国の政情や経済・社会情勢などの変化に起因するリスクをいいます。オンラインストレージにおいても、事業者が外資系の場合は、サーバ所在地が海外であるため、データの扱いは現地の法律やルールが適用されます。例えば、アメリカでは同時多発テロ事件以降、米国愛国者法が制定され、政府機関が裁判所の許可なくアメリカ国内にあるサーバ内の情報を調査することが可能になりました。

国による法律の違いは、企業が保有する顧客情報や機密情報をリスクにさらすことになります。そのため、オンラインストレージに顧客情報などの個人情報をメインに保管するのであれば、国産のオンラインストレージを選ぶほうが良いでしょう。

ディザスタリカバリ機能

ディザスタリカバリ（Disaster Recovery）機能とは、直訳すると「災害復旧」です。オンラインストレージに関していえば、災害時に遠隔地に設置したバックアップセンターを拠点にして、被害を受けたメインセンターの業務を移管する機能を指します。
災害時であっても、企業のシステムがダウンし、業務の停止に追い込まれれば、企業の信頼は失墜しますし、十分な措置を前もって取っていなかったと評価されるなら、社会的責任を追求される可能性もあります。
ディザスタリカバリ機能により、企業はダウンタイムを最小限に抑え、迅速にサービスを復旧できます。その指標になるのが、「どこまで遡って復旧するか」を表すRPO（目標復旧地点）と、「いつまでに復旧するか」を表すRTO（目標復旧時間）です。

ログ管理機能

オンラインストレージに誰が、いつログインし、どんな作業をしたのか、履歴を記録する機能です。ログ管理機能によって、不正な使い方を防止し、問題が発生したときに原因の特定に役立ちます。
ログは膨大な記録であるため、ただ記録すれば良いという訳ではありません。集めたデータを分析しやすいように管理し、レポート表示します。また、ログを管理するモニタリング機能を含むサービスもあります。

【無料版】おすすめオンラインストレージ4選

サービス名	容量	特徴	セキュリティ
Google Drive	・15GBまで無料・有料プランは30GB〜5TB	・Googleアプリと連携・複数ユーザ間共有、共同編集・オンライン対応の設定	・ファイルのスキャン・アカウントごとに権限を設定・2段階認証
Dropbox	・2GBまで無料・有料プランは2TB〜	・モバイル端末から利用可・自動同期・30日間はバージョンを復元可能	・AES暗号化とSSL/TLS暗号化を採用・サードパーティ製アプリの監視
firestorage	・2GBまで無料	・最大アップロードサイズ 2GB ・アップロード数無制限・「photostorage」で写真を保管	・ダウンロードの期限設定・ダウンロードパスワードの設定、変更
OneDrive	・5GBまで無料	・Officeアプリとの連携・最大30日間のファイル復元	・2要素認証・ゼロスタンディングアクセスポリシー・データの暗号化

※記載の月額はサービスにより契約期間（月払い、年払い）などの区分が異なります

上述したようにセキュリティと容量制限の観点から、法人利用なら有料のオンラインストレージがおすすめです。しかし、個人利用に関していえば、無料版のオンラインストレージでも十分な機能とセキュリティを備えているといえるでしょう。ここでは、無料で使えるおすすめオンラインストレージ4選を紹介します。

Google Drive

Google Drive（グーグルドライブ）は、Googleが提供するオンラインストレージです。個人向けの無料プランと、企業向けの有料プランがあります。無料プランの容量は15GBまで利用できます。ちなみに有料プラン（「Google Workspace」）は「Business Starter」「Business Standard」「Business Plus」があり、ユーザ1人あたりのストレージは30GB、2TB、5TBです。さらに高度なセキュリティとストレージの追加が可能な「Enterprise」もあります。

Google Driveの強みは「ドキュメント」「スプレッドシート」「カレンダー」「スライド」などのビジネスソフトとシームレスに連携できるため、オンラインストレージ内のファイルの共同編集に便利な点でしょう。

Google Driveのセキュリティをチェックしてみましょう。オンラインストレージ内のファイルはスキャンされ、マルウェアやスパム、ランサムウェア、フィッシングが検出された場合は削除されます。また、ドライブのファイルへのアクセスは暗号化されます。さらに、Google Driveでは、アカウントごとに「編集権限」や「閲覧権限」を設定できます。また、2段階認証の設定も可能なため、悪意のあるユーザのアクセスを防ぐことができます。

ただ、編集権限や閲覧権限はあくまでも管理者が設定するため、人為的なミスが発生するリスクを完全に取り除くことは不可能です。そのため、情報流出のリスクを防ぐための対策を各自とることが必要です。

Dropbox

Dropbox（ドロップボックス）に登録すると、2GBのオンラインストレージを無料で利用できるようになります。WindowsでもMacでも利用できますし、スマートフォンやタブレットからのアクセスも簡単、いつでもどこでも情報共有が可能です。

オンラインストレージ内にファイルを保存すれば、自動的に同期してくれます。また、誤ってファイルを削除してしまった場合でも、30日以内なら任意のバージョンに復元できます。

Dropboxは不正ログインを防止するため、様々なセキュリティ対策をしていますが、その一つにデータの暗号化があります。オンラインストレージ内にデータを保存するときにはAES暗号化を採用し、データ転送時にもSSL/TLSを使用、データ漏えいを未然に防ぎます。加えて、アカウントセキュリティページでは、アカウントにリンクしたデバイスや、アクセスを許可しているサードパーティ製アプリなどの監視も可能です。

もっとも、セキュリティに関しては無料版では限界があるのも事実です。ビジネス用プランであるDropbox Businessでは、「ISO 27001」など国際的に認められているセキュリティ規格や規制に準拠していますので、ワンランク上の安心が保証されます。

firestorage

firestorage（ファイヤーストレージ）にも個人向け、法人向けのプランがあります。firestorageの料金プランには、「未登録会員」「無料会員」「ライト会員」「正会員」の4つがありますが、このうち、「未登録会員」「無料会員」が無料で利用できます。

firestorageでは、高画質な写真や動画など大容量ファイルをアップロードし、発行されたURLを相手に送ることで、データを共有できます。無料のプランでは、1ファイルの最大アップロードサイズは2GBであり、無制限にアップロードが可能です。ただ、未登録会員はストレージ保存はできません。会員登録することで2GBのストレージ容量が与えられ、そこに大切なファイルを保存することもできます。

また、「photostorage」を利用すれば、写真をオンライン上に保存し、思い出・資料ごとにロールを作って管理できます。サムネイルが表示されるため、一つひとつの写真を開かなくても一覧で確認できて便利です。また、photostorageに保存した写真はスマホやタブレットでも簡単に閲覧できます。

ファイルのダウンロードには期限を設定できますし、そのたびごとにパスワードを設定、変更できるため、セキュリティ面も安心です。

OneDrive

OneDrive（ワンドライブ）はMicrosoftが提供するオンラインストレージです。個人向けの無料プランの容量は5GBで、Microsoft 365のビジネスソフトであるWordやExcelなどのOfficeアプリとシームレスに連携させて、編集作業を行えます。

OneDriveは、データを保護するためにいくつかの方法を推奨しています。強力なパスワードを使用すること、Microsoftアカウントにセキュリティ情報を追加すること、2要素認証を使用すること、モバイルデバイスで暗号化を有効にすることなどです。

また、OneDriveは、「ゼロスタンディングアクセス」ポリシーを維持しています。これは、アクセスの昇格が必要な特定のインシデントに対応して明示的に許可されない限り、エンジニアもサービスにアクセスできないというものです。

また、OneDriveがランサムウェアまたは悪意ある攻撃を検出すると、アラートが送信される仕組みです。攻撃から30日以内であれば、影響を受ける前のバージョンにファイルを回復できます。データが転送されるときはTLS暗号化を使用して保護、保管中はAES256キーで暗号化され、ストレージ内の情報は高いセキュリティレベルで保護されています。

【有料版】おすすめオンラインストレージ12選

サービス名	月額（プラン）	容量	セキュリティ
使えるファイル箱	スタンダードプランの場合 21,230円～（税込、1年契約の場合） ※年契約の場合、初年度は全額返金保証	1 / 3 TB	・AES256ビット暗号化・2要素認証設定・サーバ内シークレットキー・ウェブ管理画面のSSL化
Box over VPN	Businessの場合 2,860円〜（1ユーザあたり）	無制限	・AES256ビットでファイルを暗号化・7種類のアクセス権限設定・ファイル単位で共有の設定可能
Cmosy	・ライトの場合 550円〜（税込）・基本料金 2,000円〜	100〜500GB	・パスワード、ダウンロード回数制限の設定・社外メンバーの権限付与・アクセス権限の可視化
FleekDrive	Teamの場合 600円〜	10GB〜無制限	・自動ウイルスチェック・全ファイルを暗号化して保管・IPアドレス制限
PrimeDrive	1GBの場合 12,000円〜 ※初期費用（一時金）30,000円	1GB〜	・ダウンロードリンクの無効化・承認機能による情報漏えい防止・IPアドレス制限を適用可
GigaCC ASP	10IDの場合 12,000円〜 ※初期費用 50,000円	要問い合わせ	・ワンタイムパスワードによる2段階認証機能・認証アプリを利用した2要素認証機能・ウイルスチェック機能
NotePM	プラン15の場合 9,000円	80GB〜30TB	・アクセスログ・監視ログ・SSO/SAML認証
Amazon S3	S3 標準の場合最初の50TB/月まで1GBあたり 0.023USD〜	容量制限なし	・「Amazon Macie」でデータを検出、保護可能・Amazon S3とオンプレミスの間でのプライベート接続
IMAGE WORKS	ミニマムプランの場合 15,000円（税別） ※初期費用 15,000円（税別）	要問い合わせ	・暗号化による通信、保管・アクセスログを1年分取得・登録データのウイルスチェック
Fileforce	Small Businessの場合 1ID900円〜	10GB〜30TB	・独自の仮想ファイルシステム・ランサムウェアを検知するアルゴリズム・高機能なファイル変更管理システム
Box	Businessの場合 1,881円〜（税込、1ユーザあたり、年一括払い）	全プラン容量無制限	・SSOとMFAをサポートする強力なユーザ認証・7段階のユーザ権限設定・全ファイルのAES256ビット暗号化
iCloud Drive	50GBの場合 130円（税込）	50GB〜2TB	・2要素認証・「標準のデータ保護」と「高度なデータ保護」でデータを暗号化

※記載の月額はサービスにより契約期間（月払い、年払い）などの区分が異なります

法人がオンラインストレージの導入を検討しているなら、セキュリティ面と容量のサイズを考えると、有料版のオンラインストレージがおすすめです。ただ、中小企業がオンラインストレージを導入する場合、イニシャルコストや月々の利用料金も気になるところです。
以下では、中小企業におすすめのオンラインストレージ12選をご紹介します。

使えるファイル箱

使えるねっとオンラインストレージである「使えるファイル箱」は、低コストでハイパフォーマンスを目指す中小企業におすすめです。注目すべき点の1つは、ユーザ数無制限なので事業規模に合わせて社員が増えても、課金が必要ないこと。また、エクスプローラーやFinderなど慣れた画面で使用できる分かりやすいインターフェースのため、操作性にも優れています。

また、使えるファイル箱は24か国語で利用できるため、生産拠点やクライアントが海外にいる場合でもビジネスのスピードが落ちることはありません。

容量は1TBのスタンダードプランと、3TBのアドバンスプランがあります。どちらのプランも1年契約では、業界初の初年度全額返金保証が付帯します。さらに30日間の無料トライアルも実施しているため、実際の使い勝手を試してみることもできます。

機能
・普段通りの操作で利用可能
・IDやパスワード管理の一元化
・共有リンクの作成
・モバイル端末との連携
・ユーザごとに権限設定
・999世代まで復元可能な世代管理
・スキャンしたデータを自動でアップロード
・他のアプリケーションからも直接保存可
・ブラウザ上でOfficeファイルを直接編集＆同時編集可
・共有フォルダへのアクセス権限の取り消し可
・発行したパブリックリンクの無効化が可能
・WebDAV連携（アドバンス）

セキュリティ
・AES256ビット暗号化
・2要素認証設定
・サーバ内シークレットキー対応
・ウェブ管理画面のSSL化
・ランサムウェア対策
・管理者権限で遠隔データを削除可能
・ISO認証データセンター（長野）
・指定のグローバルIPアドレス以外からのアクセスを制限（アドバンス）
・新しいデバイスでの初回アクセス時は認証された場合のみアクセス可（アドバンス）
・ダウンロード回数制限など、高度な共有リンク設定（アドバンス）

Box over VPN

Box over VPN（ボックスオーバーVPN）は、NTTコミュニケーションズが提供する、VPN経由でセキュアにBoxを利用できるサービスです。Boxは「ISO 27001」「ISO 27018」、「HIAPP」など世界中の各種セキュリティ規格に準拠しており、企業だけでなく、政府機関でも利用されているオンラインストレージです。ストレージ容量は無制限です。

機能
・1ファイル標準5GBを上限にアップロード
・Adobe Photoshopなど、120種類以上の拡張子に対応するプレビュー対応
・スマートフォンやタブレットにも対応
・NTTコミュニケーションズが24時間365日一元保守のサポート
・60日間無料トライアル実施中

セキュリティ
・データの保管時にAES256ビットでファイルを暗号化
・プレビューのみから編集まで、7種類のアクセス権限を細かく設定可能
・公開期限やダウンロードの可否など、ファイル単位で共有の設定ができる
・60種類のログ・セキュリティレポート

接続方法はインターネット型、VPN型から選択可能で、最低利用IDはインターネット型が従業員数500名以下の場合は5ID、従業員数501名以上の場合は20IDです。それに対してVPN型の最低利用ID数は20IDです。

Cmosy

Cmosy（クモシィ）はGoogle Driveを十分使いこなせていない企業にセキュリティと管理機能をプラスする拡張サービスです。例えば、アカウントがない顧客にGoogle Driveから直接ファイルを送りたい場合にパスワード設定やダウンロード制限をかけたり、外部共有を制限していて開放できない場合にドライブから送付したりできる機能が追加されます。そうすることで、Google Driveにすべてのデータを集めて、社内メンバー同士が円滑なコラボレーションを図ることができ、社外メンバーに対してはより安全な管理を実現します。

多くの企業がGoogle Driveを使いながら、さらに別のクラウドストレージや送受信サービスを併用しています。そのため、管理の手間とコストがかかるだけでなく、生産性も低下してしまっています。Cmosyを使うことで、ドライブを一元化し、複雑な管理をすっきり分かりやすくすることが可能です。

機能
・送付するドライブリンクにパスワードを付与
・受け取りダウンロードに回数や期限を設定
・機密ファイルを顧客から安全にドライブへ直接回収
・いつダウンロードされたか履歴を残す
・送受信のログは永年保管でき、監査利用に最適

料金プランは「ライト」「スタンダード」「ビジネス」「プロフェッショナル」の4つです。以下の月額料金に加え、基本料金がかかります。基本料金は100ユーザ未満（100GB/月）の場合、月額2,000円、100ユーザ以上（500GB/月）の場合、月額10,000円です。

Fleekdrive

Fleekdrive（フリークドライブ）は、誰もが使いやすいインターフェース、豊富な管理機能、徹底したセキュリティ環境が特徴のオンラインストレージサービスです。建設業、製造業、情報通信業、卸売・小売業、不動産業など様々な業種に対応しており、各業態に合わせたソリューションを提供します。

機能
・アプリ・ダウンロードなしでブラウザ上で閲覧
・メール添付せずに安全にファイルを共有
・公開スペースを使って、アカウントを持たないユーザとの共有も可能
・クラウド上のファイルをOfficeを使ってシームレスに編集
・英語、中国語、ポルトガル語、スペイン語にも対応し、海外拠点ともスムーズに共有
・社内サーバのファイルを自動的にアップロードしクラウド化できる
・ファイルごとのチャットで気軽に意見交換し、スムーズに共同作業
・使われていないファイルを自動でアーカイブ
・バージョンの自動更新や古いファイルの自動削除
・ファイルの中身もすぐに見つかる検索機能
・ファイルにタグを付け用途に合わせてカテゴライズ

セキュリティ
・アップロード時に自動でウイルスチェック
・すべてのファイルを暗号化して保管
・IPアドレス制限
・PDFのコピー・印刷制限で情報漏えいを防止
・社内常駐パートナーのクラウド利用を制限
・ID・パスワードの一元管理でセキュリティ強化
・SSO認証（シングルサインオン）で複数のアプリにシームレスにログイン

PrimeDrive

PrimeDrive（プライムドライブ）は、SoftBankが提供するオンラインストレージサービスです。アップロードするデータはSoftBankが運用する国内データセンターに保存されるため、カントリーリスク対策もばっちりです。また、地震や津波などの自然災害によるシステム障害対策として、メインサイトだけでなく、国内遠隔地にある「ディザスタリカバリサイト」も提供し、30分ごとにデータをバックアップします。

機能
・Microsoft Office Online連携機能で、WordやExcelなどのファイルを直接編集、閲覧可
・ファイルの保存期間を設定し、期間を過ぎると自動的に削除できる
・PKIクライアント認証
・PrimeDrive上に保存されたファイルをPDF化してダウンロード
・アドレス帳機能で送付頻度の高い相手を登録
・グループ作成機能
・ファイルは50世代まで保存
・一度開いたファイルはキャッシュ保存
・英語対応

セキュリティ
・誤送信が発生した場合はダウンロードリンクを無効にできる
・承認機能により、宛名ミスによる情報漏えいを未然に防止
・ユーザごと、登録ユーザ全員に対してIPアドレス制限を適用可
・ISO27001、ISO27017、ISMAP認証済

GigaCC ASP

GigaCC ASPは、日本ワムネット株式会社が提供するオンラインストレージサービスです。ITリテラシーが高くなくても利用できる使いやすさが特徴です。また、多種多様な企業の業務内容やニーズに合わせたプランや導入方法を提供しており、幅広い業種・業界での実績があります。

機能
・承認ワークフローや宛先制限などでセキュアなファイル共有を実現
・直感的で使いやすいユーザインターフェース
・相手方の受取回数や受取可能期間の設定
・受取時のパスワード必須化機能
・送信先アドレス制限機能
・間違ったファイルを送信、転送してしまった場合に1クリックで受取用URLを無効化
・ブラウザ画面を利用せず、コマンドラインからファイル共有機能を操作できる「コマンドラインツール機能」
・大幅な業務効率化とコスト削減が図れるRPAと連携
・ナレッジ共有やメンバー間のコミュニケーションに使える「共有ノート機能」

セキュリティ
・メールによるワンタイムパスワードを利用した2段階認証機能
・スマートフォンの認証アプリを利用した2要素認証機能
・ウイルスチェック機能
・グローバルIPアドレス制限
・SSL/TLS暗号化通信
・サーバ内暗号化
・履歴ログ管理

NotePM

NotePMは、他のオンラインストレージとやや異なります。ストレージ容量は他社サービスに比べて小さめですが、情報を一元化して、社内のナレッジを共有するのに便利なツールです。

例えば、社内マニュアルをWordやExcelで作るのは大変ですし、一度作ってもファイルを更新すると最新版がどれなのか分からなくなることもあります。また、人によって作り方や完成度もバラバラという悩みもあります。そんな悩みをNotePMは解決してくれます。パソコンに詳しくない人でも簡単にマニュアル作成可能な高機能エディタとテンプレート機能で、バラバラなフォーマットを標準化し、オンラインストレージ上で簡単に共有できるのです。

機能
・高機能エディタとテンプレートで、バラバラなフォーマットを標準化。マニュアル作成に便利な画像編集機能も準備
・Word、Excel、PDFなど、ファイルの中身も全文検索可能
・スマホで撮影した動画マニュアルなどを簡単に動画共有
・変更履歴を自動で記録。変更履歴はハイライト表示されるため、誰が何を更新したか一目瞭然
・英語UIもあり

セキュリティ
・柔軟なアクセス制限により、社外メンバーとの共有も簡単
・アクセスログ
・監視ログ
・SSO/SAML認証
・2段階認証
・IPアドレス制限
・ログイン連続失敗した場合に自動でアカウントロック
・ログインした端末情報を記録

プラン	プラン15	プラン25	プラン50	プラン100
月額料金（税込）	9,000円	15,000円	30,000円	60,000円
ユーザ数	15人まで	25人まで	50人まで	100人まで
ストレージ量（チーム全体）	150GB	250GB	500GB	1TB
無料枠	ユーザ数の3倍まで、見るだけのユーザは無料

Amazon S3

Amazon Web Services（AWS）には、さまざまなサービスがありますが、オンラインストレージサービスであるS3もその一つです。Amazon S3は、データの整理や管理を対象にした様々な機能を備えています。また、高いセキュリティレベルが特徴で、コンプライアンス要件を満たすことができます。AWS無料利用枠の一環として、サインアップするとS3 Standardストレージクラスで5GBを利用可能。

機能
・保存するオブジェクトの数に関わりなく、S3バッチオペレーションを使用し、ストレージ内のデータをあらゆる規模で簡単に管理
・データのバージョン管理を維持し、偶発的な削除を防ぐ
・ストレージのモニタリング
・「S3 Storage Lens」により、オブジェクトストレージの使用状況とアクティビティの傾向を組織全体で可視化
・「S3 ストレージクラス分析」でアクセスパターンを分析し、適切なデータを適切なストレージクラスにいつ移行するかの決定をサポート
・「AWS DataSync」により、数百TBに及ぶ数百万のファイルをAmazon S3に簡単かつ効率的に転送可

セキュリティ
・「Amazon Macie」を使用して、保存されている機密データを検出、保護することができる
・「AWS PrivateLink for S3」で、Amazon S3とオンプレミスの間でプライベート接続を行える

IMAGE WORKS

IMAGE WORKS（イメージワークス）は、富士フイルムが提供する画像・動画コンテンツ保存をメインにしたオンラインストレージサービスです。他のオンラインストレージと異なるのは、コンテンツ管理システムをベースとした共有サービスという点です。ただストレージにデータをため込むだけでなく、いつでもすぐに欲しいコンテンツを探せるように検索機能が充実しています。また、初めて使う人でも分かりやすい閲覧・操作性が特徴です。

料金はユーザの利用目的・用途に合わせて要相談ですが、ミニマムプランは初期費用15,000円（税別）、月額費用15,000円（税別）ですぐに始められます。

機能
・サムネイル機能による高速一覧表示
・ファイル登録、ダウンロードなどの操作時に自動でメール通知を送付できる
・フォルダ単位で、きめ細やかにアクセス範囲や操作権限のコントロールが可能
・画像や映像をダウンロードさせずにビューイングだけを許可することで拡散防止
・レジューム機能・整合性確認機能で送受信を支援
・IDを持たないゲストユーザとの送受信も可能
・ファイル名や登録日時に加え、メタ情報を利用したキーワード検索や絞り込み検索が可能

セキュリティ
・暗号化による通信、保管
・詳細に記録されたアクセスログも1年分取得
・登録データのウイルスチェック
・各サーバの冗長化
・遠隔地バックアップ
・ISO27001などの第三者機関による各種認証を取得

Fileforce

Fileforceは、企業が必要とする多彩な機能をオールインワンで提供するオンラインストレージサービスです。エクスプローラーから操作できるシンプルな使いやすさ、ユーザ数無制限のため導入しやすい、などの特徴があります。オンラインで30秒で申し込むことができ、30日間の無料トライアルも実施しています。

機能
・PC内にファイルが保存されているかのようなファイルの高速表示を実現
・全社共通のディレクトリ構成で社内のファイル共有がしやすい
・ファイルの共有範囲もフォルダツリーで見える化
・他のアプリケーションからの直接保存ができる
・オンライン編集もスムーズ
・バージョンファイル管理
・電子帳簿保存法の要件も満たす属性情報の検索に対応
・マルチデバイス対応

セキュリティ
・独自の仮想ファイルシステムによってランサムウェアが拠り所とするOSの機能を制御
・ヒューリスティックなアルゴリズムでランサムウェアの可能性があるプロセスを検知
・高機能なファイル変更管理システムで、ランサムウェアが書き換え・暗号化したファイルをピンポイントで特定
・被害を受けた可能性のあるファイルはワンクリックで自動的にリスト化
・被害にあったファイルのみをワンクリックで暗号化前の状態に復旧

プラン	Small Business	Unlimited -1	Unlimited -3	Unlimited -10
ユーザ数	10～50ID	無制限
ストレージ容量	ユーザあたり10GB	1TB	3TB	10TB
利用料（月額、税別、年契約）	900円/1ID	55,000円	98,000円	198,000円

Box

Boxは2005年の創業以来、人々が簡単にどこからでも必要な情報にアクセスし、コラボレーションできる環境を提供してきました。オンラインストレージサービスのみならず、プロジェクト計画やスケジュールの作成、電子サインなどの豊富な機能も魅力の一つです。
また、Box Relayを活用することで、予算管理などの反復業務を自動化し、業務の効率化を図ります。さまざまなアプリともシームレスに連携可能です。

機能
・Zoom、Slack、Microsoft 365など1,500以上の主要ツールとシームレスに統合
・ユーザフレンドリーな使い勝手
・ファイルのプレビューやダウンロード、コンテンツがいつどのように利用されているかを把握し、利用状況のトレンドを可視化
・数量無制限の電子サインを無料で提供

セキュリティ
・SSOとMFAをサポートする強力なユーザ認証
・柔軟で詳細な7段階のユーザ権限設定
・すべてのファイルが保管時また転送時にAES256ビット暗号化
・Box KeySafeにより、ユーザによる暗号キーの独自制御が可能
・ネイティブなデータ漏えい対策とサイバー脅威検知のための高度な学習ツール
・グローバルなコンプライアンス要件に対応

iCloud Drive

iCloud Driveは、Appleが提供するオンラインストレージサービスです。iCloudの一部であり、Apple製品のデバイスを複数使用している場合、各デバイスをシームレスに連携させ、データ共有を可能にします。容量は5GBまで無料で利用できますが、最大12TBまで増やせます。
iOS8では「iCloud Drive」というアプリが必要でしたが、iOS11以降はiCloudの機能の一つとして統合され、アプリは不要になりました。

機能
・共有中のファイルではスレッド形式で参加者と打合せや相談が可能
・編集結果がリアルタイムで反映され、色付けされる
・Pages、Numbers、Keynoteを共同作業可

セキュリティ
・2要素認証
・iCloudに保存するデータを暗号化するために「標準のデータ保護」と「高度なデータ保護」を提供。「標準のデータ保護」では、ユーザのデータは暗号化され、暗号鍵はAppleのデータセンターで保護されるため、Appleはデータとアカウントの復旧を支援できる
・「高度なデータ保護」では、大部分のiCloudのデータの暗号鍵にアクセスできるのはユーザ本人の信頼できるデバイスのみで、エンドツーエンドの暗号化によってデータが保護される

オンラインストレージを導入する際の比較ポイント

以上、企業が導入の対象として検討できる有料のオンラインストレージをご紹介しました。あまりにもたくさんのサービスがあるため、何を基準にして選択したら良いか迷われる方も多いと思います。セキュリティが最重要ポイントであることは間違いありませんが、他にも比較ポイントがあります。一つずつ解説します。

料金プラン

以上の比較からもお分かりのように料金プランは基本的に「ユーザ」か「容量」に基づいて決定されます。「容量無制限」をうたっていても、「ユーザ」ごとの課金であれば企業規模によっては毎月の費用がかさんでしまいます。また、「ユーザ数無制限」をうたっていても、使用できる容量が不十分であれば、導入後も容量不足に悩まされることになるでしょう。

操作性

オンラインストレージを導入するにあたって操作が複雑だとITリテラシーの低い従業員に使ってもらえない可能性があります。また、操作方法を学ぶための研修を実施するなどして業務に支障をきたしかねません。
理想は専用のインターフェースなど必要とせず、普段使っているWindowsやMacのソフトと同じような感覚でデータのダウンロード、アップロード、共有ができるサービスです。

データ容量

「容量無制限」は魅力的ですが、「本当に必要か」どうか見極めなければなりません。例えば1TBであれば、1枚4MBの画像ファイルなら25万枚分、2時間のイベントをフルHDで撮影した動画83本分を保管できるほどの大きさです。それを超える「データ容量無制限」にコストをかける価値があるのか、慎重に考慮したいところです。自社が扱うデータ量、従業員数、事業拡大の可能性などを考えて必要十分なデータ容量を選ぶことをおすすめします。

セキュリティ

前述したようにオンラインストレージが「インターネット上にあるからファイルサーバよりセキュリティリスクが高い」わけではありません。提供事業者のセキュリティ対策をチェックして、安心して自社のデータを預けられるか、「情報セキュリティポリシー」を策定しているならそれに則っているかも確認しておきましょう。

セキュリティに関してはデータセンターが国内なのか、国外なのか、国外ならどこなのかも重要です。なぜなら、各国によって保管するデータの扱い方について法律が異なります。国によってはテロなどの緊急事態が発生したら、裁判所の命令なしに強制的にデータを差押え、調査することが可能になります。

カスタマーサポート

いざというときのカスタマーサポートは心強い存在です。特にオンラインストレージを導入した企業はシステム障害が発生したときなどは自力での対処ができません。そのため、カスタマーサポートの充実度もチェックしたいポイントの一つといえるでしょう。カスタマーサポートの対応時間が24時間、365日だと安心です。また、カスタマーサポートの対応方法が電話、メール、チャットいずれかなのかも確認しておきましょう。

対応デバイス

いまやデータの共有はオフィス内だけでなく、在宅や出張先など様々です。特に取引先との商談にのぞむ前などにタブレットやスマートフォンで資料を閲覧できると便利です。また、スマートフォンやタブレットにオンラインストレージ内のファイルを操作するためのアプリをダウンロードする場合、その使い勝手も同時にチェックしておきましょう。

利用可能人数

オンラインストレージの中には、利用可能なユーザ数に上限があったり、利用人数を増やすと費用の増額が必要になる従量課金制を採用したりするサービスもあります。ユーザ数無制限が必ずしも良いわけではありません。大切なのは、自社の業種や従業員数に合わせて、身の丈にあったオンラインストレージを選ぶことといえるでしょう。

導入事例の有無

各サービスのホームページやパンフレットなどを見ると、導入事例が載せられています。一般的に、導入事例が多ければ多いほど信頼できる可能性が高いといえます。また、導入事例を見ることで、どんな業界や業種に選ばれているのか具体的なイメージを持てます。導入事例をチェックするときには、できるだけ自社と同じ業界であり、想定利用人数も近い企業を選ぶと良いでしょう。

使えるファイル箱なら低価格でファイルの保管・共有が可能

「使えるファイル箱」は月額税込21,230円（スタンダードプラン、1年契約）で、ユーザ数無制限、容量も必要十分な1TB。例えば、100人で使えば月額1人210円程度、300人では月額1人70円程度で済みます。

セキュリティ機能を強化し、容量を3TBにしたアドバンスプランでも月額税込60,500円（1年契約）です。2要素認証やAES256ビット暗号化、ISO認証取得のデータセンター（長野県）など、気になるセキュリティ対策も万全です。

また、使えるファイル箱は電子帳簿保存法上の区分のうち、電子取引（電子的に授受した取引情報をデータで保存）に対応しています。電子データで保存することで書類の保管場所が最小限で済み、書類も整理しやすくなります。

低価格でファイルの保管、共有が可能なため、多くの中小企業にご利用いただいています。30日間の無料トライアルを実施していますので、ぜひお気軽にお試しください。

FAQ

オンラインストレージの主な特徴は？

オンラインストレージの主な特徴は、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできる点です。そのため、近年多くの企業が導入しているテレワークにも適しています。また、自社でサーバなどの設備を準備する必要がないため、イニシャルコストを抑えられるのもオンラインストレージの特徴です。さらに、運用管理はオンラインストレージサービス提供会社が行ってくれるため、専門人材も必須ではありません。

オンラインストレージの容量を増やす方法とは？

オンラインストレージの容量を増やすためには、プランを変更しましょう。オンラインストレージを提供している事業者は、従業員数や企業規模に合わせたプランを複数準備しています。また、オンラインストレージを使っていると、ついついファイルの整理を怠ってしまうものです。ときにはストレージ内のファイルを見直し、余分なファイルを削除すれば、容量を増やせます。

オンラインストレージの基本的な使い方とは？

オンラインストレージの基本的な使い方は、情報の共有です。オンラインストレージにファイルを保管しておけば、社内外のユーザはさまざまな端末を使用してデータにアクセスできます。また、情報の閲覧のみならず、ストレージ内のファイルを複数のユーザで編集できるため、場所や時間にとらわれず同時に作業を進めることができ、生産性が向上します。

お電話でのお問い合わせはこちら：03-4590-8198
（営業時間：10:00-17:00）

IoTやAIなどのテクノロジーが低コストで利用できるようになり、中小企業を含め、企業が保有するデータ量はますます増え続けています。そのため、膨大なデータ管理をどうしたら良いのか、頭を悩ませているご担当の方も少なくないでしょう。データが増えれば増えるほど、災害に備えた大容量データオンラインバックアップ方法も検討しなければなりません。また、ランサムウェアなどのサイバー攻撃にも耐えうる安全なオンラインファイルストレージサービスも必要です。

ここでは、企業がデータを保管するファイルストレージとは何か、そのメリットやデメリット、活用方法に関して説明します。また、数多くあるクラウドストレージサービスの中から自社に適したものを選ぶポイントについても解説します。

ファイルストレージとは？

ファイルストレージとは、デジタルデータやファイルを保存・管理するためのオンラインサービスです。厳密にいえば、これまで多くの企業で導入されてきた社内サーバもデータを格納するストレージであり、「ファイルストレージ」とみなして差支えありませんが、近年はクラウドサービスの急速な浸透に伴い「ファイルストレージ＝オンラインストレージ」という理解が定着しつつあります。この記事でもその前提で「ファイルストレージ」という語を用います。

ファイルストレージはインターネットを通じてアクセスできるので、社内サーバと異なり、ネット環境さえあればいつでもどこもで繋がることができます。そのため、オフィス内だけでなく、出張先や取引先訪問時でもファイルにアクセスすることができる点が一番の利点でしょう。

多くの企業でコロナ禍のテレワークにより、ファイルストレージの導入が一気に進みました。そして、コロナ後も引き続き高いテレワーク率が維持されています。

例えば、国土交通省が令和5年5月に発表した「令和4年度テレワーク人口実態調査」によると、令和4年度の従業員数1,000人以上の企業のテレワーカーの割合は36.7％で、令和3年度よりも3.4ポイント減少したものの、コロナ前の令和元年時の19.9％のほぼ倍の割合でした。企業規模が小さくなればテレワーカーの割合は減るものの、全体的な傾向としてコロナ前よりも高い水準が保たれています。

また、ファイルストレージは、個人や企業が日常業務の中でファイル共有したり、災害時などに備えたバックアップをしたりするのに利用されます。DXによって企業にとっての情報資産の価値は高まっているため、ファイルストレージはただ大容量でたくさんのデータを保管できるだけでなく、安全性の高さも求められます。

ファイルストレージを利用するメリット

ここでは、ファイルストレージを利用する3つのメリットについて解説します。

データのバックアップ

1つ目に、ファイルストレージを利用することでデータのバックアップを簡単に行うことができます。

現在、企業が保有するデータは多岐に渡ります。商品や顧客情報だけでなく、日常的なメールや社内SNSを使ったやり取り、社内の各種データへのアクセスログなどが含まれ、このすべてを従業員が個別のバックアップで対応するのは困難です。

また、データにとっての脅威として災害やサイバー攻撃だけでなく、ヒューマンエラーの存在も見逃すことはできません。どの企業においてもデータの重要性が高まる中、理由が何であれデータを消失してしまうなら、取引先や顧客からの信頼を一気に失ってしまいます。

この点、ファイルストレージによりデータのバックアップをしておけば、リスクを最小限に抑えることが可能です。

データの共有

2つ目に、ファイルストレージがあれば複数の人が同じデータにアクセスできるため、チームでの作業や共同プロジェクトの管理がスムーズに行えます。

ファイルストレージがなければ、データの共有はメールやチャット、オフィス内であればUSBメモリ経由で行うことになりますが、やりとりできるデータ量が限られてしまいます。また、受け取ったファイルを複数人が編集する場合、どのデータが最新版なのかが分からなくなることもあります。

この点、ファイルストレージなら大容量データを扱えますし、複数人がファイルストレージ上で編集できるため、データ保存の手間も省け、どのバージョンが最新版なのかも一目瞭然です。

ストレージ容量の拡張

3つ目に、ファイルストレージは必要に応じて容量を拡張することができるため、データ量が増えても安心です。

スタートアップのフェーズではそれほど多くの容量が必要なくても、従業員数や企業規模が拡大するにつれて保管するデータ量は増えていきます。ファイルストレージなら、事業の成長に合わせて大切な情報を保管できます。

ファイルストレージを利用するデメリット

多くのメリットがあるファイルストレージの利用ですが、デメリットがない訳ではありません。ここでは2つのデメリットについて説明します。

インターネット接続が必要

ファイルストレージを利用するためには、常にインターネットに接続している必要があります。オフライン環境では利用できません。

そのため、ファイルストレージに格納されているデータへのアクセスや、ファイルストレージ上での編集はインターネットの速度に依存してしまいます。オフィスなどネット環境が整った場所では快適にファイルを閲覧したり、仕事ができますが、出張先などで不安定なネット環境だと業務に支障が出る可能性があります。

セキュリティリスク

ファイルストレージの別のデメリットは、オンライン上にデータを保存するため、セキュリティリスクが存在する点です。適切なセキュリティ対策を行う必要があります。

これまでサイバー攻撃からデータを保護する点で、ファイルストレージはオンプレミスよりも安全だと考えられてきました。しかし、クラウド特有の脆弱性を悪用し、企業のクラウドデータを感染させて窃取する「ランサムクラウド」と呼ばれる攻撃がトレンドになってきている点を、多くの専門家が指摘しています。

従来型のオンプレミスでは、ファイアウォールによって内側と外側の境界を区切り、企業の情報資産は常に社内ネットワークの中に保管されていました。しかし、ファイルストレージはインターネットで繋がっているため、内側と外側の境界線が引きにくくなり、従来の社内サーバで採用していた方法では情報を守ることができません。

そこで、ファイルストレージが直面するセキュリティリスクに対応するために生まれたのが「ゼロトラスト」の考え方です。これは、名称が示す通り、社内外関わりなく「何も信頼しない」ことを前提にして、通信経路の暗号化やユーザ認証の強化、ログ監視などにより、情報資産を守ろうとするアプローチです。

ファイルストレージの比較検討のポイント

現在オンプレミスを使用していて、これからファイルストレージを導入する場合、数多くある中から自社に最適なサービスを選ぶにはどうすれば良いのでしょうか？

比較するポイントはたくさんありますが、ここでは必ずチェックしておきたい5つのポイントである「ストレージ容量」「セキュリティ」「ユーザ数」「料金体系」「操作性」について解説します。

ストレージ容量

企業の規模や従業員数、業務形態や保管するデータの種類などによって、自社にどのくらいのストレージ容量が必要なのかを検討します。

自社の将来性も考慮すれば、安心なのは「容量無制限」です。しかし、使い切れない可能性もありますし、サービスによっては「容量無制限」を選択すると料金が高額になる場合もあるため、安易に選ぶのではなく、必要十分な容量を見極めるようにしましょう。

ちなみに比較する際には「1TB（テラバイト）」がどのくらいかを理解しておくと役立ちます。大体の目安ですが、1枚1MBのオフィスファイルなら約100万枚、1分ほどの短い動画（10MB）なら約10万本、フルHD動画ファイルなら約166時間に相当します。

セキュリティ

いくらたくさんのデータを保管できても、それらがサイバー攻撃を受け、貴重な情報が消失してしまうなら、企業は甚大な被害を被ります。そのため、ファイルストレージサービスを選ぶ際にはセキュリティを重視する必要があります。

具体的にはアクセス制限、通信経路、ファイルの保存や送受信においてどのようなセキュリティ体制が構築されているのかをチェックしましょう。

ユーザ数

多くのサービスではユーザ数に制限があります。サービスを利用するために最低限必要なユーザ数を定めていたり、ユーザ数が増えるとプランの変更手続きが必要になったり、料金が加算されたりします。

一方、同じ料金でユーザ数無制限のサービスもあります。その場合、企業が急成長を遂げ、従業員が増えてもプランを変更する必要はありませんし、必要に応じて取引先にユーザIDを発行し、データ・ファイル共有することも自由にできます。

料金体系

ファイルストレージサービスの料金体系は大きく「データ容量課金制」と「ユーザ課金制」に分けられます。

前者はデータ容量に応じて料金が決められているサービス、後者はユーザ数に応じて料金が決められているサービスです。自社のユーザ数や必要なデータ容量に応じて、コストパフォーマンスを考慮してサービスを選びましょう。

操作性

ファイルストレージサービスの操作性も重要なポイントです。操作を学ぶのに従業員の大がかりな研修が必要になるとすれば、導入に二の足を踏んでしまうでしょう。普段使っている自社のOSと親和性がありスムーズに操作できれば、導入コストも最低限に抑えられるはずです。

ファイルストレージの活用方法

「ファイルストレージがあると便利そう」とは思っても、実際の業務や現場でどのように使われているのか、イメージが湧きにくい方もいるでしょう。ここでは、ファイルストレージの具体的な活用方法について紹介します。

取引先とのデータの受け渡し

ファイルストレージがあれば、ユーザIDとパスワードを新たに発行し、自社の従業員に加えて、外部の取引先や協力会社ともデータ・ファイル共有が簡単にできます。サービスによってはユーザ数が無制限のため、何十、何百ものユーザを簡単に追加できるのです。

ただ、社外のユーザが簡単に自社のファイルストレージにアクセスできることを懸念される方もいるかもしれません。もちろん、社内機密の情報に簡単にアクセスできないように、ファイルストレージでは権限の設定も自由自在です。例えば、「ダウンロードのみ」「アップロードのみ」のように設定し、ゲスト専用のフォルダにのみアクセスできるようにすれば、セキュリティ面でも安心です。

また、ユーザ数が増えれば増えるほど心配なのは共有するデータ量かもしれません。確かに社内サーバのようなストレージに保存する場合は物理的な限界がありますが、クラウドサービスならデータ量に応じて自由にストレージを増やすことができますし、最初から容量無制限のサービスを選ぶこともできます。

請求書のペーパーレス化

2022年1月に電子帳簿保存法（電帳法）が改正されてから2年の猶予期間がありましたが、2024年1月より電子保存が完全に義務化されました。これにより、電子データとして受領した請求書はすべてデータのままで保存しなければならなくなり、出力はできなくなりました（紙で受け取った請求書を電子化する義務はなし）。

この改正をきっかけに多くの企業が進めているのが請求書のペーパーレス化です。これまでは社内で作成、修正、承認、発行、送付という手続きをプリントアウトした書類で行っていた会社が、請求書をペーパーレス化し、ファイルストレージを使って社内他部署や取引先と共有するワークフローに徐々に移行しています。

これにより、紙やインク代などのコストだけでなく、請求書の発行や送付の作業が不要になり、人的コストも大幅に削減できます。取引先に共有する場合はアクセス権限の適切な管理・設定も自由自在です。

テレワーク環境の充実

コロナ禍以前になかなかテレワークが導入されなかった理由に、多くのファイルが社内サーバに保管されていたため、必要なデータに自宅などテレワーク環境からアクセスできないという問題がありました。

しかし、ファイルストレージを導入すれば、自宅であっても、出張先や取引先であっても、ネットワーク環境さえあればすぐに必要な情報に社内と同じようにアクセスできます。ファイル同期や編集もストレージ上で可能なため、共同作業も簡単に行え、いつでもどこでもオフィスにいるのと同じような作業環境を作り出すことができるのです。

BCP対策

BCP対策とは、企業が災害などの緊急事態においても被害を最小限に抑え、事業を継続できるようにするための対策・計画のことです。その一環としてファイルストレージを活用できます。ファイルストレージに企業にとって重要な情報を保管しておけば、万が一の事態に備えたバックアップになります。

「使えるファイル箱」は使えるねっとが提供するファイルストレージサービスです。ここでは、「使えるファイル箱」を企業向けファイル共有ソリューションとしておすすめする3つの理由について解説します。

ユーザ数無制限

「使えるファイル箱」はユーザ数無制限なので、企業の成長や従業員の増減に合わせて金額はそのままで柔軟に対応できます。ちなみに使えるファイル箱のスタンダードプランは1年契約の場合、月額21,230円（税込）で利用できるため、100人で利用すれば1人あたり月額210円程度、300人で利用すれば1人あたり月額70円程度で済みます。容量も必要十分な1TBです。

セキュアストレージで大切なデータを保護

「使えるファイル箱」は安心のセキュリティ対策で企業の大切なデータをしっかり守ります。

具体的には、暗号化技術の中でも高い強度を誇る暗号化アルゴリズム「AES256ビット暗号化」を採用し、Webサーバとブラウザ間のデータ通信も暗号化します。また、ユーザごとに権限を設定できるため、外部取引先や協力会社とのファイル共有も安心です。もちろん、「使えるファイル箱」はバックアップサービスとしても利用可能です。

普段のパソコンと同じくシンプルな操作

Windowsはエクスプローラー、MacはFinderでデータのアップロードやダウンロード、共有が行えるため、使い慣れた操作でファイル共有が可能です。「使えるファイル箱」は導入したらすぐに社内で使い始めていただけます。

「使えるファイル箱」は容量が1TBのスタンダードと、3TBのアドバンスの2つのプランがあります。アドバンスプランでは、IPアドレス制限やダウンロード回数制限など、セキュリティ面をさらに強化しています。

1年契約の場合、スタンダードプランは月額21,230円（税込）、アドバンスプランは月額60,500円（税込）です。1年契約には、初回契約期間中ならいつでも解約・返金申請ができる全額返金保証が付帯します。

まずは30日間の無料トライアルで使い心地や操作感を試してみてはいかがでしょうか？

FAQ

（1）ファイルストレージとは？

ファイルストレージとは、デジタルデータやファイルを保存・管理するためのオンラインサービスです。厳密にいえば、これまで多くの企業で導入されてきた社内サーバもデータを格納するストレージであり、「ファイルストレージ」とみなすことができます。近年はクラウドサービスの急速な浸透に伴い「ファイルストレージ＝オンラインストレージ」という理解が定着しつつあります。

（2）ファイルストレージのメリットとは？

1. データのバックアップ

企業が保有する多岐にわたるデータのバックアップを簡単に行うことができます。
データにとっての脅威として災害やサイバー攻撃、ヒューマンエラーなどありますが、取引先や顧客からの信頼失墜になりかねない、データ消失のリスクを最小限に抑えることが可能です。

2. データの共有

ファイルストレージがあれば、複数の人が同じデータにアクセスできるため、チームでの作業や共同プロジェクトの管理がスムーズに行えます。

3. ストレージ容量の拡張

ファイルストレージは必要に応じて容量を拡張することができるため、事業の成長に合わせて、データ量が増えても大切な情報を保管できます。

（3）ファイルストレージのデメリットとは？

1. インターネット接続が必要

ファイルストレージを利用するためには、常にインターネットに接続している必要があります。オフライン環境では利用できません。

2. セキュリティリスク

お電話でのお問い合わせはこちら：03-4590-8198
（営業時間：10:00-17:00）

機能	内容
IPホワイトリストの設定	IPアドレスをホワイトリストに追加することでアクセスを制限。
デバイス管理	ユーザ/IPアドレス/ブラウザ/デバイスを組み合わせて、「使えるファイル箱」のクライアント、Web管理画面、APIへのアクセスを制限。

プラン	ライト	スタンダード	ビジネス	プロフェッショナル
利用アカウント数	10人～		50人～	5人～
月額料金（1ユーザ、税込）	550円	1,650円～	2,200円～	要問い合わせ
基本料金（月額）	100ユーザ未満（100GB/月） 2,000円 100ユーザ以上（500GB/月）10,000円

プラン	Team	Business
月額料金（1ユーザ、税抜） ※年間払い	600円 ※最低10ユーザ〜	1,800円 ※最低10ユーザ〜
ストレージ容量	10GB×契約ユーザ数	200GB×契約ユーザ数

プラン	STANDARDプラン	ADVANCEDプラン	PREMIUMプラン
初期費用	50,000円
月額費用	10ID 12,000円～ 1,000ID 280,000円～
追加費用	要件に応じて見積り可	＋25,000円	＋42,000円

プラン	スタンダード	アドバンス
容量	1TB	3TB
1カ月契約（月額、税込）	25,080円	75,680円
1年契約（月単価、税込）	21,230円	60,500円

契約容量	1GB	10GB	100GB	200GB以上
初期費用（一時金）	30,000円
月額料金	12,000円	69,800円	180,000円	個別見積り

プラン	ミニマムプラン
初期費用（税別）	15,000円
月額費用（税別）	15,000円